Une liste déroulante limite la saisie à quelques choix prédéfinis : plus de fautes de frappe, des tableaux plus propres et des filtres qui fonctionnent. Dans Excel, elle se fabrique avec la validation des données. Voici la méthode de base, puis les variantes utiles : liste qui se met à jour toute seule, listes liées entre elles, et ce qu’Excel ne sait pas faire sans macro.
Créer une liste déroulante en 5 étapes
- Écrivez vos choix dans une colonne, un par cellule (par exemple en F2:F5), sur la même feuille ou une autre.
- Sélectionnez la ou les cellules qui recevront la liste.
- Ouvrez l’onglet Données puis cliquez sur Validation des données.
- Dans Autoriser, choisissez Liste. Dans Source, sélectionnez la plage F2:F5 avec la souris.
- Laissez cochée la case Liste déroulante dans la cellule, puis validez avec OK.
Une petite flèche apparaît à droite de la cellule dès qu’on la sélectionne. Cliquez dessus pour choisir une valeur.
Saisir les choix directement, sans plage
Pour une liste très courte (Oui/Non, par exemple), tapez les valeurs dans le champ Source, séparées par un point-virgule dans Excel en français : Oui;Non. Dans une version anglaise d’Excel, le séparateur est la virgule. C’est rapide, mais la liste est ensuite plus pénible à modifier : pour une liste qui évolue, préférez une plage.
Faire une liste qui se met à jour toute seule
Si vous ajoutez un choix en bas de la plage, la liste ne le voit pas, car la source est figée sur F2:F5. Trois solutions, de la plus simple à la plus technique :
1. Transformer la source en tableau
Sélectionnez la plage, appuyez sur Ctrl + T pour créer un tableau, puis donnez un nom à la plage dans Formules > Gestionnaire de noms (par exemple Choix) en la liant à la colonne du tableau. Dans la validation, mettez =Choix comme source. Les nouvelles lignes ajoutées au tableau entrent automatiquement dans la liste.
2. Utiliser la plage dynamique avec DECALER
Dans la source de la validation, saisissez une formule qui s’adapte au nombre de lignes remplies :
=DECALER($F$2;0;0;NBVAL($F:$F)-1;1)
Elle suppose que F1 contient l’intitulé de la colonne et que la liste commence en F2, sans cellule vide au milieu.
3. Référence à une plage à débordement (Excel 365 et 2021)
Si vos choix viennent d’une formule qui renvoie plusieurs valeurs (par exemple =UNIQUE(A2:A100) en H2), indiquez =$H$2# comme source : la liste suit la taille du résultat.
Lier deux listes déroulantes entre elles
On veut souvent qu’un second menu dépende du premier : choisir un pays, puis une ville de ce pays. Le principe :
- Créez une plage nommée pour chaque pays, portant exactement le nom du pays (sans espace ni accent gênant, France, Espagne) et contenant ses villes.
- La première liste (en B2) contient la liste des pays.
- Pour la seconde (en C2), mettez comme source
=INDIRECT($B$2). Elle va chercher la plage dont le nom est celui de la valeur choisie en B2.
Si le nom d’un pays comporte un espace (« Royaume Uni »), utilisez un tiret bas dans le nom de plage (Royaume_Uni) et adaptez la formule avec SUBSTITUE.
Modifier ou supprimer une liste déroulante
- Modifier : sélectionnez la cellule, rouvrez Données > Validation des données et changez la source. Pour appliquer le changement à toutes les cellules qui partagent la même règle, cochez Appliquer ces modifications aux cellules ayant les mêmes paramètres.
- Supprimer : dans la même fenêtre, cliquez sur Effacer tout. La valeur actuellement choisie reste dans la cellule.
Personnaliser les messages d’erreur
Dans la fenêtre de validation, deux onglets facilitent la vie des utilisateurs :
- Message de saisie : une info-bulle qui s’affiche quand on sélectionne la cellule (« Choisissez un statut »).
- Alerte d’erreur : le message affiché si l’utilisateur tape une valeur qui n’est pas dans la liste. Choisissez le style Arrêt pour bloquer, Avertissement ou Informations pour laisser passer après confirmation.
Ce qu’Excel ne fait pas tout seul
Une liste déroulante à choix multiples dans une même cellule n’existe pas nativement : il faut une macro VBA. Si vous n’êtes pas à l’aise avec les macros, le plus simple est de prévoir une colonne par choix. Excel fait partie de la suite Microsoft 365, que les enseignants peuvent obtenir gratuitement : voir le Pack Office enseignant.
Questions fréquentes
Pourquoi la flèche de la liste n’apparaît-elle pas ?
Vérifiez que la case Liste déroulante dans la cellule est cochée, que la feuille n’est pas protégée, et que vous êtes bien sur la cellule concernée : la flèche n’apparaît qu’à la sélection.
Peut-on utiliser une liste située dans une autre feuille ?
Oui. Dans les versions récentes d’Excel, sélectionnez simplement la plage de l’autre feuille avec la souris. Sur les versions anciennes, donnez d’abord un nom à la plage, puis utilisez ce nom comme source.
Comment supprimer les doublons dans la liste ?
Nettoyez la source avec Données > Supprimer les doublons, ou générez-la avec UNIQUE dans Excel 365.
Cela fonctionne-t-il dans Google Sheets ?
Le principe est identique : Données > Validation des données > Menu déroulant, avec une plage ou des valeurs saisies à la main.
